Privacy

Privacybeleid

Bij vzw Sporen vinden we het belangrijk om op een veilige en confidentiële wijze om te springen met de persoonsgegevens die worden verzameld wanneer je in contact komt met onze organisatie. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, wie toegang heeft tot deze gegevens en hoe wij deze verwerken.

Vzw Sporen, met maatschappelijke zetel te Geldenaaksebaan 428, 3001 Heverlee en ingeschreven in de K.B.O. onder nummer 0410 290 006 is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Vzw Sporen verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wat zijn persoonsgegevens?

We volgen de definitie van de AVG voor persoonsgegevens:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Welke gegevens worden verwerkt, waarom en wie heeft toegang?

Onze medewerkers zullen uitsluitend gegevens bijhouden waarvoor we een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang hebben of wanneer de gegevens nodig zijn in functie van het uitvoeren van een overeenkomst.

Indien je met onze medewerkers een gesprek hebt gehad (bv. tijdens een huisbezoek of een telefoongesprek), kan je volgende gegevens over jou terugvinden:

  • Identificatiegegevens: naam en functie of je relatie met onze cliënt
  • Contactgegevens: telefoonnummer, adres en e-mailadres
  • Begeleidingsgegevens: datum van het contact en inhoud van het gesprek

Relevante gegevens en verslagen worden opgeslagen in een elektronisch cliëntdossier waarmee een geheimhoudingsovereenkomst is getekend (www.regas.be). Deze aanbieder voldoet aan alle veiligheidsnormen (ISO-9001, ISO-20000-IT, ISO-27001 en NEN-7510) en is AVG-compliant.

Van alle bezoekers van de website worden beperkt gegevens verzameld via cookies, meer informatie onderaan deze policy.

Indien je bij ons solliciteert: alle gegevens die je via de webapplicatie instuurt, worden op de website bijgehouden. De personeelscoördinator en, indien van toepassing, direct leidinggevende worden van je sollicitatie per mail op de hoogte gebracht.

Indien je je inschrijft op onze nieuwsbrief, gaan je naam en mailadres naar onze verwerker Mailchimp (https://mailchimp.com/legal).

Mailchimp zelf houdt ook gegevens bij:

  • Om na te gaan of het mailadres nog up-to-date is, kijken we na wie de nieuwsbriefmail opent.
  • Om na te gaan waar, globaal gezien, de interesse ligt, om onze nieuwsbrief interessant te houden, houden we bij op welke links in de nieuwsbrief je klikt.

Welke gegevens gaan naar de derden?

In beperkte mate zijn wij verplicht om gegevens door te geven aan de overheid. Dit betreft echter alleen cliëntinformatie en gegevens over onze eigen medewerkers.

In geval van nood kunnen onze medewerkers relevante persoonsgegevens bezorgen aan artsen of overheidspersoneel (bv. politie bij seining). Dit komt steeds mee in het dossier en je zal hiervan steeds op de hoogte gehouden worden.

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

We zijn bij wet verplicht om onze cliëntdossiers bij te houden tot 5 jaar na je meerderjarigheid, daarna worden ze vernietigd tenzij een andere wetgeving vraagt dat ze langer worden bijgehouden. Een aantal cijfers worden permanent geanonimiseerd bijgehouden omwille van hun statistische waarde.

Functionele cookies worden slechts bijgehouden gedurende de periode van je bezoek aan onze website. Niet-functionele cookies zoals Google Analytics worden geanonimiseerd verwerkt op servers van Google voor statistische doeleinden.

Indien je bij ons solliciteert, worden je gegevens 6 maanden bewaard op de webapplicatie en bij de personeelscoördinator. Als je ook aanduidde dat je interesse hebt in andere afdelingen, kan je CV en motivatiebrief aan de leidinggevende van een afdeling gegeven worden tijdens deze periode. Word je gekozen als medewerker, dan gaan je CV en motivatiebrief mee in je personeelsdossier.

Binnen Mailchimp houden we je mailadres bij voor de periode waarin je aangaf de nieuwsbrief te willen ontvangen. Schrijf je je uit, dan verwijderen we je mailadres binnen een termijn van 1 maand.

 

Wat zijn mijn rechten?

Volgens de AVG heb je volgende rechten betreffende de verzamelde persoonsgegevens:

  1. Recht op inzage: je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en deze in te kijken. Ook mag je bekijken hoe zijn gegevens verwerkt worden.
  2. Recht op rechtzetting: je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen indien we deze niet meer nodig hebben of niet relevant zijn.
  3. Recht om vergeten te worden: je hebt het recht om volledig uit ons systeem gewist te worden (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
  4. Recht om klacht in te dienen: bij gebrek aan oplossing binnen het DRPM, kan je je richten tot de Autoriteit Gegevensbescherming.
  5. Recht om toestemming in te trekken: gegevens die we over jou verwerken op basis van je toestemming, kan je deze op elk moment stopzetten.
  6. Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je gegevens (tijdelijk) te beperken (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
  7. Recht op overdraagbaarheid: wil je gegevens die wij over jou hebben overdragen aan iemand anders, dan kan je dit kosteloos.
  8. Recht om zich te verzetten tegen beslissingen op basis van geautomatiseerde verwerkingen: alle automatische verwerkingen door Regas, BINC, INSISTO of andere elektronische toepassingen (bv. kinderbijslag).

Cookies

Wat zijn cookies?

Een “cookie” is een klein bestand dat geplaatst wordt op de harde schijf van uw computer. De inlichtingen opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door ons gelezen worden en enkel gedurende de duur van het bezoek aan de Website.

Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën om jouw gebruiksvoorkeuren te onderscheiden van die van andere gebruikers van onze website. Dit helpt ons om je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren.

Ten gevolge van recente wetswijzigingen worden alle websites die gericht zijn op bepaalde delen van de Europese Unie verplicht om jouw toestemming te vragen voor het gebruik of opslaan van cookies en gelijkaardige technologieën op jouw computers of mobiele apparaten. In afwachting van de nieuwe ePrivacy verordening, vallen we je nog niet lastig met de keuze om cookies al dan niet te accepteren. In plaats daarvan gebruiken we zo weinig mogelijk cookies en geven we je hieronder duidelijke en volledige informatie over de cookies die wij gebruiken en hun doel.

Soorten cookies die we gebruiken

Drupal, het CMS achter deze website, gebruikt een cookie “has_js” om te checken of je javascript gebruikt om zodoende de ervaring op de website te verbeteren.

Google Analytics gebruikt cookies om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Met behulp van deze data kunnen rapporten over website-activiteit opgesteld worden. Lees hier meer over hoe Google de gegevens gebruikt die uw browser verzendt.

Meer informatie over cookies vindt u tevens op www.allaboutcookies.org