Privacyverklaring website
Bij vzw Sporen vinden we het belangrijk om op een veilige en confidentiële wijze om te springen met de persoonsgegevens die worden verzameld wanneer je in contact komt met onze organisatie. Deze Privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, wie toegang heeft tot deze gegevens en hoe wij deze verwerken.
Vzw Sporen, met maatschappelijke zetel te Geldenaaksebaan 428, 3001 Heverlee en ingeschreven in de K.B.O. onder nummer 0410 290 006 is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Vzw Sporen verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Welke gegevens worden verwerkt, waarom en wie heeft toegang?
Onze medewerkers zullen uitsluitend gegevens bijhouden waarvoor we een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang hebben of wanneer de gegevens nodig zijn in functie van het uitvoeren van een overeenkomst.
Als je met onze medewerkers een gesprek hebt gehad (bv. tijdens een huisbezoek of een telefoongesprek), kan je volgende gegevens over jou terugvinden:
- Identificatiegegevens: naam en functie of je relatie met onze cliënt
- Contactgegevens: telefoonnummer, adres en e-mailadres
- Begeleidingsgegevens: datum van het contact en inhoud van het gesprek
Van alle bezoekers van de website worden alleen gegevens verzameld die je zélf hebt ingegeven, bijvoorbeeld via één van onze contactformulieren. Deze informatie wordt verstuurd naar een algemeen mailadres en nadien doorgestuurd naar de juiste persoon (behalve bij ACTIE, dan gaat je info rechtstreeks naar ACTIE). We werken niet met cookies, zie ook verder in deze privacyverklaring.
Als je bij ons solliciteert, worden alle gegevens die je via de webapplicatie instuurt per mail bezorgd aan de personeelscoördinator en, indien van toepassing, direct leidinggevende van het team waarvoor je solliciteert.
Als je je inschrijft op onze nieuwsbrief, gaan je naam en mailadres naar onze verwerker Mailchimp (https://mailchimp.com/legal).
Mailchimp zelf houdt ook gegevens bij:
- Om na te gaan of het mailadres nog up-to-date is, kijken we na wie de nieuwsbriefmail opent.
- Om na te gaan waar, globaal gezien, de interesse ligt, om onze nieuwsbrief interessant te houden, houden we bij op welke links in de nieuwsbrief je klikt.
Welke gegevens gaan naar de derden
In beperkte mate zijn wij verplicht om gegevens door te geven aan de overheid. Dit betreft echter alleen cliëntinformatie en gegevens over onze eigen medewerkers.
In geval van nood kunnen onze medewerkers relevante persoonsgegevens bezorgen aan artsen of overheidspersoneel (bv. politie bij seining). Dit komt steeds mee in het dossier en je zal hiervan steeds op de hoogte gehouden worden.
Veiligheid en vertrouwelijkheid
Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
We zijn bij wet verplicht om onze cliëntdossiers bij te houden tot de leeftijd van 35 jaar, daarna worden ze vernietigd tenzij een andere wetgeving vraagt dat ze langer worden bijgehouden. Een aantal cijfers worden permanent geanonimiseerd bijgehouden omwille van hun statistische waarde.
Als je bij ons solliciteert, kan je ons je toestemming geven om je gegevens nog 6 maanden bij te houden voor eventueel extra vrijgekomen functies. Als je ook aanduidde dat je interesse hebt in andere afdelingen, kan je CV en motivatiebrief aan de leidinggevende van een afdeling gegeven worden tijdens deze periode. Word je gekozen als medewerker, dan gaan je CV en motivatiebrief mee in je personeelsdossier. Alle andere sollicitatieformulieren worden verwijderd van onze website.
Als je je voor andere zaken via onze website een formulier invult (bv. een event, je mening, contact met ACTIE...), wordt deze informatie automatisch doorgestuurd naar een collega. Er blijft geen informatie achter op de website.
Schrijf je je in op onze nieuwsbrief, dan gaat je mailadres naar onze privé-omgeving bij Mailchimp. Hier houden we je mailadres bij voor de periode waarin je aangaf de nieuwsbrief te willen ontvangen. We verwijderen jaarlijks de uitgeschreven mailadressen manueel uit de Mailchimp-databank.
Ik heb mijn gegevens genoteerd op een bezoekersregister in functie van COVID19, wat gebeurt hiermee?
Onze locaties kunnen een bezoekersregister hebben. Dit is een papier waarop je je naam, je mail of telefoonnummer en de persoon waarmee je in contact kwam noteert. We zijn wettelijk verplicht dit bij te houden. Deze wetgeving beschermt je informatie ook tegen misbruik: wij bewaren de bezoekersregisters achter slot en grendel tot 14 dagen na je bezoek, daarna gaan ze door de shredder. We gebruiken je gegevens alleen als je mogelijks in contact gekomen bent met iemand die positief testte op COVID19.
Op het blad vind je ook een QR-code die je kan gebruiken om je digitaal te registreren. Deze optie is nog beter afgeschermd en geniet dus onze voorkeur. Ook hier zullen je gegevens verwijderd worden na 14 dagen.
Camerabewaking
Vzw Sporen heeft op bepaalde plaatsen aan en in de gebouwen van haar voorzieningen bewakingscamera’s geplaatst om de veiligheid in de gebouwen, voor medewerkers, voor cliënten en voor bezoekers te verhogen. Deze camera’s zijn geïnstalleerd door een gecertificeerde firma en werden aangegeven zoals omschreven in de Belgische privacywetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
De real-time camerabeelden zijn raadpleegbaar voor residentiële begeleiders werkzaam in het gebouw. De camerabeelden worden 30 dagen bijgehouden, maar deze beelden zijn alleen raadpleegbaar door de beheerder van de software in geval van incidenten.
De beelden worden in principe niet met anderen gedeeld. Enkel indien het noodzakelijk is in geval van een risico of een gevaar, worden de beelden overgemaakt aan het gerecht of de politiediensten.
Wat zijn mijn rechten?
Volgens de AVG heb je volgende rechten betreffende de verzamelde persoonsgegevens:
- Recht op inzage: je hebt het recht om toegang te vragen tot je informatie en deze in te kijken. Ook mag je bekijken hoe zijn gegevens verwerkt worden.
- Recht op rechtzetting: je mag je gegevens laten verbeteren, aanvullen of wissen als we deze niet meer nodig hebben of niet relevant zijn.
- Recht om vergeten te worden: je hebt het recht om volledig uit ons systeem gewist te worden (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
- Recht om klacht in te dienen: bij gebrek aan oplossing binnen het DRPM, kan je je richten tot de Vlaamse Toezichtscommissie Meer informatie hier.
- Recht om toestemming in te trekken: gegevens die we over jou verwerken op basis van je toestemming, kan je deze op elk moment stopzetten.
- Recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om de verwerking van je gegevens (tijdelijk) te beperken (behalve wanneer andere wetten dit ons verbieden).
- Recht op overdraagbaarheid: wil je gegevens die wij over jou hebben overdragen aan iemand anders, dan kan je dit kosteloos.
- Recht om zich te verzetten tegen beslissingen op basis van geautomatiseerde verwerkingen: alle automatische verwerkingen door eCQare, BINC, INSISTO of andere elektronische toepassingen (bv. Groeipakket).
Wens je beroep te doen op je rechten, of heb je een klacht m.b.t. deze privacyverklaring of de wetgeving, kan je een terecht bij de Data Protection Officer van Sporen vzw via informatieveiligheid@sporen.be. Je kan ook een brief schrijven naar Geldenaaksebaan 428, 3001 Heverlee (t.a.v. Data Protection Officer) of bellen naar 016 38 76 00. Meld steeds duidelijk wie je bent, wat je vraag is en hoe we je kunnen contacteren, dan behandelen wij je aanvraag binnen een termijn van 15 dagen.
Cookies
Wat zijn cookies?
Een “cookie” is een klein bestand dat geplaatst wordt op de harde schijf van uw computer. De inlichtingen opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door ons gelezen worden en enkel gedurende de duur van het bezoek aan de Website.
Meer informatie over cookies vindt u op www.allaboutcookies.org
Soorten cookies die we gebruiken
Wij hebben gekozen om onze website zonder cookies te laten werken. We houden dus geen enkele informatie bij over je bezoek aan onze website. Je krijgt hiervan een melding.
Wijzigingen privacyverklaring
Vzw Sporen behoudt zich het recht wijzigingen aan te brengen aan deze privacyverklaring. Dit kan nodig zijn wanneer bv. wetgeving of de werking wijzigt of dient louter voor het geven van extra duidelijkheid. Wijzigingen worden steeds onderaan het document bijgehouden.
20 mei 2019 - vernieuwde contactpagina Vlaamse Toezichtscommissie toegevoegd.
28 mei 2019 - update contactgegevens DPO onder de opsomming van de rechten.
12 juni 2019 - uitbreiding contactmogelijkheden bij uitoefening van de rechten.
30 juni 2020 - toevoeging informatie bezoekersregister COVID19
7 juli 2021 - algemene opfrissing terminologie en update camerabewaking
13 november 2021 - geen cookies meer; update terminologie, infoverwerking bij inschrijvingen op vormingen